Tips til små bedrifter i utfordrende situasjoner
Det blir alltid vanskeligere å drive bedriften når økonomien rammes av uforutsette hendelser – spesielt for mindre foretak og startups.
Forbrukslån Artikler Tips til små bedrifter i utfordrende situasjoner

Men det finnes både gode og dårlige måter å møte utfordrende tider på, og selv om det er umulig å forutsi akkurat hva slags utfordringer du vil møte, er det er alltid mulig å forberede seg til en viss grad. Hvis krisen først inntreffer, finnes det også grep du kan ta som gjør deg bedre rustet til å håndtere problemene.

NB! Flere krisepakker er tilgjengelig

Som følge av koranasituasjonen har regjeringen etablert flere krisepakker for bedrifter. Sjekk hvilke pakker som er tilgjengelig her og se spørsmål og svar for norske bedrifter om koronautbruddet her

Oversikt over situasjonen

Det første du bør gjøre, er å skaffe deg et godt overblikk. Prøv å få en så god forståelse som mulig av hva det er som har skjedd, og hva ringvirkningene kan komme til å være. 

Det å skaffe seg overblikk over situasjonen generelt er åpenbart en fordel på alle områder, og noe av det viktigste du oppnår er at det blir lettere å få oversikt over handlingsrommet ditt så tidlig som mulig. Da kan du sette opp forskjellige handlingsplaner ut fra ulike tenkte scenarier
Kristoffer Gallefoss
Administrerende direktør- Lendo

Det kan være lurt å begynne med de ulike leddene i verdikjeden din. Prøv å finne ut hvordan alt og alle blir påvirket av situasjonen, sånn at du kan skaffe deg et klarere bilde av årsakssammenhengene internt i bedriften. Kan for eksempel en nøkkelperson i bedriften bli satt ut av spill? Hvilke konsekvenser kan det i så fall få, og hvordan kan du demme opp for dem?

Hold tett kontakt med banken

Det blir selvfølgelig mer hektisk når økonomien gjør store, uforutsette svingninger. Det er uunngåelig at det blir mange baller i lufta samtidig for alle som driver mindre bedrifter. En viktig del av å få kontroll over situasjonen, er å kontakte banken din så tidlig som mulig – og ikke minst å holde tett kontakt videre. Det er også viktig å følge med på Norges Bank og hvordan de reagerer på situasjonen generelt, og på styringsrenten spesielt: Følg med på forandringer i denne, slik at du kan tilpasse deg raskt. Når du så kontakter din egen bank, er det viktig å være klar og tydelig i kommunikasjonen: 

– Begynn med å forklare situasjonen så nøyaktig du kan, sier Gallefoss: – Hva har skjedd – hva har du allerede gjort – hva kan gjøres – og hvordan kan banken eventuelt bistå deg? Slik kan dere legge et godt grunnlag for kommunikasjonen videre, og begge parter får bedre oversikt over problemer, potensielle problemer, og potensielle løsninger. Da blir det også lettere å følge opp dersom situasjonen skulle endre seg, fortsetter hen.

Når det gjelder hva banken eventuelt kan gjøre for deg, er det lurt å tenke gjennom hva du vil spørre om, for eksempel: 

 

  • Hva dekkes av forsikringen?
  • Kan du søke om avdragsfrihet?
  • Kan de hjelpe deg med å øke likviditeten

Få kontroll over likviditeten

I vanskelige tider er det ekstra  viktig å være nøye med budsjetteringen. Å ha god kontroll over likviditeten, og å sette opp likviditetsprognoser som gjør deg bedre forberedt på forskjellige utfall, kan være det som gjør deg i stand til å fange opp enda flere uforutsette problemer, før de faktisk blir problemer. Her er det viktig å starte med den nåværende situasjonen: Har du god kostnadskontroll, og oversikt over kontantstrømmen? Gå nøye over budsjettet, og få kontroll over følgende: 

  • Utestående innbetalinger
  • Utbetalinger til leverandører – ta kontakt og se om noe kan påvirkes
  • Husleie
  • Lønninger
  • Investeringer – hvilke er du forpliktet til, hvilke kan du løsrive deg fra, og hvilke bør gjennomføres? 
  • Antatt salg de neste ukene, gitt situasjonen
  • Hvilke reserver har dere
  • Finnes det muligheter for å øke likviditeten

– Når du har oversikt over likviditeten, er det på tide å ta en ny runde med banken, der dere ser over handlingsrommet på nytt. Hva må du gjøre, og hva kan du gjøre, for å få hodet så godt over vannet du kan, og helst også skaffe deg en likviditetsbuffer – aller helst på tre måneder, sier Gallefoss i Lendo.

Viktigheten av å bruke nettverket ditt, og å få oversikt over hvilke muligheter du har på dette punktet, kan knapt undervurderes. Hvilke kilder til likviditet har du vurdert? Har du kontaktet aksjonærer og undersøkt om de er villige til å spytte inn mer kapital, eller om de kan stille sikkerhet? Se sammen med banken over hva du kan gjøre for å redusere kostnader: Kan du flytte forfallsdatoer, for eksempel? Hvis du ser at du vil slite med likviditeten, kan det være aktuelt med et bedriftslån. Dersom du kommer til det punktet at du vurderer dette, er det lurt å bruke en sammenligningstjeneste som Lendo, slik at du finner den beste løsningen for din bedrift. Bedriftslånene du kan søke om varierer, og det er forskjell på å låne til for eksempel et AS og til et enkeltpersonforetak, noe du kan lese mer om her.

Sett opp scenarier – legg planer

Nå som du har bedre kontroll over likviditeten og handlingsrommet ditt, er det på tide å planlegge for ulike scenarier i møte med en usikker fremtid. Her er det lurt å tenke helhetlig og strategisk, og å starte i riktig ende: Først bør du, og eventuelt de andre i bedriften, sette dere ned og se for dere hva dere tenker er mest sannsynlig at vil skje fremover: scenario 1. Sett deretter opp en handlingsplan og et budsjett med utgangspunkt i at det er slik situasjonen vil bli fremover. Scenario 2 kan dere sette opp med utgangspunkt i scenario 1, men gå da ut fra at situasjonen vil bli litt verre enn i scenario 1, og sett opp budsjett og legg handlingsplaner deretter. Scenario 3 burde være et slags worst case-scenario: Ta utgangspunkt i at situasjonen vil forverres og forlenges, og at presset vil bli større på dere. Hva kan komme til å skje da, og hva kan dere gjøre for å være best mulig rustet til å møte utfordringene? For å oppsummere:

  • Scenario 1: Den mest sannsynlige utviklingen av situasjonen, slik dere ser det
  • Scenario 2: Basert på scenario 1, men med høyde for at utviklingen blir verre enn forutsett
  • Scenario 3: Hva om situasjonen forverres og forlenges – hva gjør dere da? 

– Planene dere setter opp ut fra disse scenariene bør inneholde både kortsiktige likviditetsbudsjetter, som strekker seg over de nærmeste ukene, mer langsiktige likviditetsbudsjetter som strekker seg over tre måneder, og ett som strekker seg over de neste 12 månedene, sier Gallefoss.

 

Det er viktig å kartlegge nøye hvilke utfordringer dere vil møte, både på lang og kort sikt. Vil det bli utfordringer på tilbudssiden, utfordringer i forhold til etterspørsel, eller begge deler? Alt dette må med i betraktningen, og igjen: Her er det viktig å sparre med banken hele veien, slik at også de har oversikt over situasjonen og utviklingen av den, og lettere kan bistå dere der det er mulig. 

Fleksibilitet

– Det viktigste for små bedrifter i vanskelige situasjoner er kanskje fleksibilitet, sier Gallefoss i Lendo: – Det å ha evnen til å være frampå og tilpasningsdyktig er uvurderlig. Bruk nettverket ditt, se om dere kan gjøre mer av driften digital. Vri i det hele tatt hodene deres når det kommer til digitale løsninger, her finnes det mange muligheter både i forhold til drift, og når det kommer til markedsføring, sier hen.

 

Hvis bedriften din er nyoppstartet, er det alltid lurt å spørre om råd. Strekk ut en hånd til hele nettverket ditt – kunder, investorer, leverandører og de som er ansvarlige for markedsføring – og se om dere kan samarbeide for å gjøre en vanskelig situasjon litt enklere for alle parter.

Kommunikasjon og markedsføring

Kunder og leverandører

God kommunikasjon, både internt, og ut mot marked og leverandører er helt essensielt i vanskelige tider. 

– Når det kommer til kommunikasjon med både kunder og leverandører, må den være tydelig begge veier. Det du må gjøre er å prøve å skaffe deg oversikt over både den operative og den finansielle situasjonen deres, slik at du også her får et godt overblikk over handlingsrommet ditt, sier Gallefoss i Lendo.

Når du har fått kontroll over hvordan situasjonen ser ut for kunder og leverandører, må også disse faktorene tas med i planleggingen videre. Viktige ting å ta med i betraktningen her, er kundenes lagersituasjon, planlagte handler dere imellom, mulige prisendringer som følge av situasjonen, og eventuelle rabatter dere kan gi hverandre for å strekke ut en hjelpende hånd. 

 

– Det kan være lurt å sette opp forskjellige «kundekategorier», sier Gallefoss: – Kategoriser kundene ut fra hvordan situasjonen kan komme til å påvirke dem. Hva gjør du hvis en kunde går konkurs, eller hvis en leverandør går konkurs?

Ansatte

God internkommunikasjon er minst like viktig. Snakk ordentlig med alle ansatte og få oversikt over hvordan de personlig påvirkes av situasjonen, og ta hensyn til informasjonen du mottar i planleggingen videre. Ta vare på dine ansatte som best du kan, og prøv i det lengste å unngå permitteringer. Videre er det viktig å ha reserveløsninger klare på forhånd, slik at du er forberedt dersom noe uforutsett skulle oppstå – som at nøkkelpersonell blir utilgjengelige i perioder. 

Markedsføring

- Når det gjelder markedsføring i vanskelige tider, er det viktig å trå varsomt – men det betyr på ingen måte at du skal slutte helt å markedsføre bedriften din, sier Gallefoss i Lendo: – Synlighet er enda viktigere i slike situasjoner enn ellers, men du er nødt til å være synlig på riktig måte, sier hen.

Her er det flere punkter som er viktige å ha i bakhodet: 

 

  • Det første du må tenke på er tonen du bruker i kommunikasjonen – tilpass tonen etter situasjonen, og husk at det å legge seg på en «løp og kjøp»-linje sjeldent er lurt om kundene dine kan være i en vanskelig økonomisk situasjon. 
  • Det andre punktet er at det lønner seg å være ærlig. Vær åpen om hvordan situasjonen påvirker deg og din bedrift.
  • Sist, men ikke minst: Vær til nytte. Når økonomien, og da gjerne samfunnet generelt, er i hardt vær, er du det siste kundene dine tenker på. Det de lurer på er hvordan du kan være nyttig for dem – hva kan du gjøre for å gjøre deres situasjon enklere?