Men det finnes både gode og dårlige måter å møte utfordrende tider på, og selv om det er umulig å forutsi akkurat hva slags utfordringer du vil møte, er det er alltid mulig å forberede seg til en viss grad. Hvis krisen først inntreffer, finnes det også grep du kan ta som gjør deg bedre rustet til å håndtere problemene.

Som følge av koranasituasjonen har regjeringen etablert flere krisepakker for bedrifter. Sjekk hvilke pakker som er tilgjengelig her og se spørsmål og svar for norske bedrifter om koronautbruddet her

Det første du bør gjøre, er å skaffe deg et godt overblikk. Prøv å få en så god forståelse som mulig av hva det er som har skjedd, og hva ringvirkningene kan komme til å være. 

Det kan være lurt å begynne med de ulike leddene i verdikjeden din. Prøv å finne ut hvordan alt og alle blir påvirket av situasjonen, sånn at du kan skaffe deg et klarere bilde av årsakssammenhengene internt i bedriften. Kan for eksempel en nøkkelperson i bedriften bli satt ut av spill? Hvilke konsekvenser kan det i så fall få, og hvordan kan du demme opp for dem?

Det blir selvfølgelig mer hektisk når økonomien gjør store, uforutsette svingninger. Det er uunngåelig at det blir mange baller i lufta samtidig for alle som driver mindre bedrifter. En viktig del av å få kontroll over situasjonen, er å kontakte banken din så tidlig som mulig – og ikke minst å holde tett kontakt videre. Det er også viktig å følge med på Norges Bank og hvordan de reagerer på situasjonen generelt, og på styringsrenten spesielt: Følg med på forandringer i denne, slik at du kan tilpasse deg raskt. Når du så kontakter din egen bank, er det viktig å være klar og tydelig i kommunikasjonen: 

– Begynn med å forklare situasjonen så nøyaktig du kan, sier Lavie: – Hva har skjedd – hva har du allerede gjort – hva kan gjøres – og hvordan kan banken eventuelt bistå deg? Slik kan dere legge et godt grunnlag for kommunikasjonen videre, og begge parter får bedre oversikt over problemer, potensielle problemer, og potensielle løsninger. Da blir det også lettere å følge opp dersom situasjonen skulle endre seg, fortsetter hun.

Når det gjelder hva banken eventuelt kan gjøre for deg, er det lurt å tenke gjennom hva du vil spørre om, for eksempel: 

• Hva dekkes av forsikringen?
• Kan du søke om avdragsfrihet?
• Kan de hjelpe deg med å øke likviditeten

Nå som du har bedre kontroll over likviditeten og handlingsrommet ditt, er det på tide å planlegge for ulike scenarier i møte med en usikker fremtid. Her er det lurt å tenke helhetlig og strategisk, og å starte i riktig ende: Først bør du, og eventuelt de andre i bedriften, sette dere ned og se for dere hva dere tenker er mest sannsynlig at vil skje fremover: scenario 1. Sett deretter opp en handlingsplan og et budsjett med utgangspunkt i at det er slik situasjonen vil bli fremover. Scenario 2 kan dere sette opp med utgangspunkt i scenario 1, men gå da ut fra at situasjonen vil bli litt verre enn i scenario 1, og sett opp budsjett og legg handlingsplaner deretter. Scenario 3 burde være et slags worst case-scenario: Ta utgangspunkt i at situasjonen vil forverres og forlenges, og at presset vil bli større på dere. Hva kan komme til å skje da, og hva kan dere gjøre for å være best mulig rustet til å møte utfordringene? For å oppsummere:

• Scenario 1: Den mest sannsynlige utviklingen av situasjonen, slik dere ser det
• Scenario 2: Basert på scenario 1, men med høyde for at utviklingen blir verre enn forutsett
• Scenario 3: Hva om situasjonen forverres og forlenges – hva gjør dere da? 

– Planene dere setter opp ut fra disse scenariene bør inneholde både kortsiktige likviditetsbudsjetter, som strekker seg over de nærmeste ukene, mer langsiktige likviditetsbudsjetter som strekker seg over tre måneder, og ett som strekker seg over de neste 12 månedene, sier Sharon.

Det er viktig å kartlegge nøye hvilke utfordringer dere vil møte, både på lang og kort sikt. Vil det bli utfordringer på tilbudssiden, utfordringer i forhold til etterspørsel, eller begge deler? Alt dette må med i betraktningen, og igjen: Her er det viktig å sparre med banken hele veien, slik at også de har oversikt over situasjonen og utviklingen av den, og lettere kan bistå dere der det er mulig. 

God kommunikasjon, både internt, og ut mot marked og leverandører er helt essensielt i vanskelige tider. 

– Når det kommer til kommunikasjon med både kunder og leverandører, må den være tydelig begge veier. Det du må gjøre er å prøve å skaffe deg oversikt over både den operative og den finansielle situasjonen deres, slik at du også her får et godt overblikk over handlingsrommet ditt, sier Lavie i Lendo.

Når du har fått kontroll over hvordan situasjonen ser ut for kunder og leverandører, må også disse faktorene tas med i planleggingen videre. Viktige ting å ta med i betraktningen her, er kundenes lagersituasjon, planlagte handler dere imellom, mulige prisendringer som følge av situasjonen, og eventuelle rabatter dere kan gi hverandre for å strekke ut en hjelpende hånd. 

– Det kan være lurt å sette opp forskjellige «kundekategorier», sier Lavie: – Kategoriser kundene ut fra hvordan situasjonen kan komme til å påvirke dem. Hva gjør du hvis en kunde går konkurs, eller hvis en leverandør går konkurs?

God internkommunikasjon er minst like viktig. Snakk ordentlig med alle ansatte og få oversikt over hvordan de personlig påvirkes av situasjonen, og ta hensyn til informasjonen du mottar i planleggingen videre. Ta vare på dine ansatte som best du kan, og prøv i det lengste å unngå permitteringer. Videre er det viktig å ha reserveløsninger klare på forhånd, slik at du er forberedt dersom noe uforutsett skulle oppstå – som at nøkkelpersonell blir utilgjengelige i perioder.